El cuadrado doble se usa para describir una entidad externa (otro departamento, un negocio, una persona o una máquina] que puede enviar datos al sistema o recibirlos de él. La entidad externa, o sólo entidad, también se llama origen o destino de datos, y se considera externa al sistema descrito. A cada entidad se le asigna un nombre adecuado. Aunque interactúa con el sistema, se considera fuera de los límites de éste. Las entidades se deben designar con un nombre. La misma entidad se podría usar más de una vez en un diagrama de
flujo de datos en particular para evitar que las líneas se crucen en el flujo de datos.

La flecha muestra el movimiento de los datos de un punto a otro, con la punta de la flecha señalando hacia el destino de los datos. Los flujos de datos que ocurren simultáneamente se pueden describir mediante flechas paralelas. Una flecha también se debe describir con un nombre, debido a que representa los datos de una persona, lugar o cosa.

Un rectángulo con esquinas redondeadas se usa para mostrar la presencia de un proceso de transformación. Los procesos siempre denotan un cambio en los datos o una transformación de éstos; por lo tanto, el flujo de datos que sale de un proceso siempre se designa de forma diferente al que entra en él. Los procesos representan trabajo que se realiza en el sistema y se deben nombrar usando uno de los formatos siguientes. Un nombre claro permite reconocer fácilmente lo que hace un proceso.


A un proceso también se le debe dar un número de identificación único y exclusivo, que indique su nivel en el diagrama. Esta organización se explica más adelante en este mismo capítulo. Podría haber varios flujos de datos que entren y salgan de cada proceso. Los procesos con solo un flujo de entrada y salida se deben examinar en busca de flujos de datos perdidos.


El último símbolo básico usado en los diagramas de flujo de datos es el rectángulo abierto, el cual representa un almacén de datos. El rectángulo se dibuja con dos líneas paralelas cerradas por una línea corta del lado izquierdo, y abiertas del derecho. Estos símbolos se dibujan con el espacio suficiente para que quepan las letras de identificación entre las líneas paralelas. En los diagramas de flujo de datos lógicos no se especifica el tipo de almacenamiento físico. En este punto el símbolo del almacén de datos simplemente muestra un lugar de depósito para los datos que permite examinar, agregar y recuperar datos.

El almacén de datos podría representar un almacén manual, tal como un gabinete de archivo, o un archivo o una base de datos de computadora. A los almacenes de datos se les asigna un nombre debido a que representan a una persona, lugar o cosa. Los almacenes de datos temporales, tales como papel borrador o un archivo temporal de computadora, no se incluyen en el diagrama de flujo de datos. Para identificar el nivel del almacén de datos, a cada uno asígnele un número de referencia único, tal como DI, D2, D3, etc., como se describe en la siguiente sección.